Jak poprawić komunikację w wirtualnym zespole? Pięć przydatnych wskazówek

Eksperci Siemens Enterprise Communications podpowiadają, jak skutecznie organizować i przeprowadzać spotkania rozproszonych zespołów korzystając z najnowszych możliwości technologicznych Unified Communications.

Obecnie często zespoły w firmach pracują w różnych lokalizacjach. Pracownicy mogą wykonywać swoje zadania gdziekolwiek: zarówno w biurze, jak i podczas podróży ? na lotnisku, w pociągu czy w samochodzie, a także w domu lub  na lunchu biznesowym w restauracji. Spectrum miejsc jest szerokie. Dlatego tak ważne jest poznanie i wyczucie wirtualnego środowiska pracy.

1. Zapoznaj się z technologią i ucz się

Według badań Siemens Enterprise Communications 43% użytkowników jest zniechęconych do technologii komunikacyjnych. Bardzo często jest to efekt złego wprowadzenia rozwiązania do organizacji. Pracownicy otrzymują narzędzia bez informacji, w jaki sposób je stosować i jest to dla nich zniechęcające. Nie potrafią rozpocząć wirtualnej konferencji. Zdarza się nawet, że problemem jest samo przesyłanie plików. Dlatego ważne jest zapoznanie się z narzędziami i rozwiązaniami, które mają usprawniać pracę i w sytuacji, kiedy występuje problem techniczny, dążyć do jego rozwiązania. Poznanie, jak działają i jakie możliwości dają udostępnione do pracy narzędzia jest podstawą efektywności. Dotyczy to również intuicyjnych i prostych w obsłudze rozwiązań UC, z którymi też trzeba się zapoznać. Jeśli chcesz uczestniczyć w wirtualnym spotkaniu, powinieneś zrozumieć, jak efektywnie korzystać z narzędzi technologicznych wokół ciebie.

2. Znajdź ciche miejsce lub użyj funkcji wyciszenia

Wirtualne spotkanie zespołu to głównie słuchanie innych, dlatego bardzo istotne jest otoczenie, w którym prowadzisz rozmowę. Jeżeli tam, gdzie pracujesz jest głośno, skorzystaj z opcji wyciszenia ?mute?. Wyjaśnij, że jesteś na spotkaniu i korzystaj z wyciszenia, kiedy nie rozmawiasz. Wówczas inni lepiej słyszą to, co dzieje się na spotkaniu. Kiedy rozpoczynasz rozmowę wirtualną koniecznie wycisz wszystkie swoje telefony ? bardzo irytująca sytuacja to dzwoniący telefon w trakcie rozmowy, przeszkadza wszystkim zarówno mówcy jak i słuchaczom.

3. Kontakt wzrokowy ? poznaj swoich współpracowników

Podczas wspólnej pracy nad projektem warto choć trochę poznać wszystkich członków zespołu. Można do tego wykorzystać wideokonferencje, podczas których widzimy wszystkich i możemy poznać ich sposób pokazywania emocji, gestykulację, reakcje etc. Dobrze jest zrozumieć cele oraz role osób w zespole i co ważniejsze budować wspólną więź. Warto poświęcić trochę czasu na luźne rozmowy, niezwiązane z bieżącą pracą ? poznać wzajemne zainteresowania i problemy. Tego typu wiedza może pomóc w codziennej pracy zespołu.

4. Przed i po ? przygotowanie i śledzenie

Wszyscy pamiętamy, kiedy w latach szkolnych w ramach pracy domowej trzeba było  przygotować się do zajęć czy referatu: przed każdym dłuższym wystąpieniem opracować jego plan, przemyśleć główne wątki, które chcemy poruszyć itd. Tak samo należy przygotować się do wirtualnego spotkania. Poświęć kilka minut na ustalenie jasnego programu rozmowy: jakie kwestie mają być poruszone, jaki ma być efekt spotkania etc. Agendę spotkania najlepiej przesłać wszystkim uczestnikom przed rozmową. Wówczas każdy może zgłosić swoje uwagi i ma w ten sposób realny wpływ na przebieg spotkania. Wcześniej opracowany i skonsultowany ze wszystkimi plan rozmowy pozwala zaoszczędzić czas i od razu przejść do założonych wcześniej tematów.  Poza tym, już po zakończeniu rozmowy, odnosząc się do planu łatwiej jest śledzić rozwój wszelkich kluczowych kwestii.

5. Regularna komunikacja

Podstawą efektywności pracy w zespole jest częsty kontakt.  Pozostawianie długich  przerw między spotkaniami przeszkadza w nadaniu dobrego tempa realizacji projektu, zwłaszcza gdy wszystkich członków zespołu dzielą duże odległości. Harmonogram zawierający mix różnych form komunikacji, z regularnymi wideokonferencjami włącznie, daje najlepsze rezultaty. Badania pokazują, że 72% pracowników uznaje pracę zespołową za łatwiejszą, gdy wśród narzędzi współpracy znajduje się komunikacja za pomocą wideo.

***

Siemens Enterprise Communications Sp. z o.o. jest jednym z najważniejszych na świecie dostawców rozwiązań umożliwiających efektywną komunikację. Firma doradza przedsiębiorstwom i dostarcza kompleksowe rozwiązania w zakresie Unified Communications - czyli integracji wszystkich kanałów komunikacji w firmie, w najbardziej korzystny sposób (m.in. usług głosowych, wideokonferencji, czatów, kanałów social media). Więcej informacji: http://www.siemens-enterprise.com/pl/.

Siemens Enterprise Communications Sp. z o.o. jest licencjonowanym znakiem towarowym Siemens AG

< 241740" >
Źródło Siemens Enterprise Communications. Dostarczył netPR.pl
Authors
Top